«El festival internacional de cine Windsor International Film Festival (WIFF) lo dirige un equipo de voluntarios tanto experimentados como nuevos. Tenemos que poner las cosas fáciles a nuestro festival de cine anual».
Cuando el WIFF comenzó en 2005, duró tres días en el histórico (y también alquilado) teatro Capitol Theatre, un lugar por el que los lugareños habían luchado para salvar de la demolición.
En 2013, el festival ya duraba seis días y el Capitol atraía a miles de cinéfilos y empresas a la zona.
Como ocurre con cualquier festival, era un proyecto enorme. Durante el mes previo a la noche de inauguración, se pasaban muchas noches de insomnio. «La afluencia de gente había aumentado considerablemente y yo sabía que necesitábamos un software mejor para hacerle frente», dice la directora de Patron Services, Jen Holson. Por ello, en 2014, buscaron en internet y dieron con Veezi.
El día de la inauguración, el festival tomó el control del Capitol, y Jen instruyó rápidamente a los voluntarios en el mostrador y luego lo dejó en sus manos. En un par de minutos, lograron manejar con facilidad una gran variedad de opciones de entradas: desde entradas para la noche de inauguración, para la fiesta de después y tarifas reducidas de estudiantes tanto si se compraban en la taquilla u online. También podían vender camisetas, llaveros, gorros y bolsas de tela: todo en la misma operación.
Las ventas online comienzan tres semanas antes del festival y la taquilla, ubicada junto al Capitol, abre una semana antes. «Esto nos da la oportunidad de darle un aspecto de la leche a la taquilla y a resolver cualquier problema antes de la gran noche», dice Jen.
Las líneas del festival tienen mucho movimiento, los nervios están a flor de piel y se cometen errores como registrar la compra de una entrada dos veces. El sistema de informes eficiente y detallado de Veezi permite a Jen examinar a fondo el problema hasta dar con el operador y la hora específica en la que ocurrió el error con tan solo un par de clics. Antes no contaban con tal nivel de detallismo. «Lo interesante de Veezi es que retiene esta información. Como organización sin ánimo de lucro, este nivel de precisión y transparencia de cara a los distribuidores es muy importante».
El festival sigue creciendo y ahora que el número de visitantes oscila en torno a los 30 000, aunque sigue proyectándose en el Capitol, se ha tenido que extender también a otros dos lugares más para dar cabida a tanta gente. A lo largo del año, también realizan una proyección semanal en el Capitol para mantenerse en contacto con el público.
En 2018, la Ciudad de Windsor se dio cuenta de lo que aportaba el festival a la comunidad e hizo un generoso donativo para que el WIFF pudiera invertir en mejoras en hardware de los puntos de venta y comprar ocho cajeros automáticos con sistema de autoservicio para ejecutar el software del Cajero automático de Veezi. «La afluencia era enorme. Eso aumentó la agitación en la taquilla, pero los cajeros automáticos facilitaron mucho las cosas a nuestros clientes y aportaron la profesionalidad y la comodidad del festival en vez de tener una taquilla rebasada de gente en los otros dos cines», dice Jen.
«Presentamos el software a voluntarios de todas las edades e independientemente de la misma, entendieron en un pispás cómo usarlo. ¡Es tan sencillo!». El festival es tan popular que la gente coge vacaciones tanto para asistir como para trabajar en él. De hecho, el WIFF recibió un premio por ser el número uno de los festivales de cine dirigidos por voluntarios de Canadá, un auténtico testimonio del trabajo de todo el equipo del WIFF.
Cuando llega la época del festival, el equipo de asistencia de Veezi actúa como si fuera una extensión del equipo del WIFF: «No puedo recalcarlo más: el equipo de Veezi es alucinante. No solemos necesitarlos con mucha frecuencia porque todo funciona de maravilla, pero al ser un festival, requerimos ciertas adaptaciones y el equipo siempre es muy amable, responde rápido y hace todo lo que está en su mano», exclama Jen.
«Con Veezi, nuestro futuro está garantizado», concluye Jen con seguridad. Seguro que habrá menos noches de insomnio de cara al festival.